Per gestire bene un’azienda oggi, di qualsiasi settore essa sia, è impensabile pensare di non affidarsi ad un software gestionale, ovvero un programma informatico che ha una serie di funzioni specifiche per supportare il lavoro di un’azienda.
Con la digitalizzazione degli ultimi anni, la svolta delle fatture elettroniche e il crescere continuo del settore terziario, ormai la possibilità di usare software gestionali si sta man mano radicando in ogni azienda.
È qui che comincia il nostro articolo, proprio dalla parola software gestionale. Certo perché ormai è abbastanza consueto nel linguaggio comune sentirne parlare. Eppure in questo articolo scopriremo che ci sono diverse tipologie di software e non tutti possono essere chiamati gestionali; esistono infatti anche i software ERP (enterprise resource planning).
Ma facciamo un passo alla volta. Nei prossimi paragrafi vedremo:
- Cos’è un software gestionale
- Cos’è un software ERP
- Qual è la differenza fra i due
Cos’è un software gestionale
Un software di gestione aziendale, come dice la parola stessa, è un software che permette di raccogliere dati e gestirli di solito in un reparto o in un dipartimento aziendale specifico. Ad esempio i software amministrativi sono dei software gestionali.
Spesso i programmi gestionali più moderni hanno la possibilità di far dialogare diversi reparti specificatamente alla raccolta dati in modo da mantenere allineata la struttura aziendale, sia per l’operatività dei processo che in fase direzionale con la possibilità di generare report.
La maggior parte dei software gestionali hanno bisogno della presenza di uno o più operatori che effettuano l’inserimento dei dati e ne consultano le varie aree.
Se ho un’azienda di servizi posso usare un software gestionale?
Assolutamente si! Un gestionale aziendale può essere e anzi, per avere un vantaggio competitivo, deve essere utilizzato anche dalle aziende di servizi. Ad esempio cooperative, aziende di manutenzione, aziende di impiantistica, aziende di trasporti e traslochi sono solo alcune delle aziende al quale un programma gestionale può assolutamente migliorare la gestione aziendale.
I migliori software gestionali infatti ti permettono di gestire l’anagrafica, il reparto commerciale, controllare i lavori e i servizi su un calendario con mezzi e personale assegnato, stampare documenti personalizzati, fatturare e dare statistiche.
Un esempio è Maveo.it, un software gestionale per aziende di servizi che può aiutare le piccole imprese che vogliono digitalizzarsi e migliorare il servizio al cliente con efficienza.
Cosa sono i sistemi ERP e a cosa servono
I software ERP sono degli applicativi software volti all’automatizzazione dei flussi di lavoro e dei processi, indipendentemente dall’area aziendale di appartenenza. Chiamarli software è riduttivo in quanto si tratta di vere e proprie piattaforme integrate sfruttando un unico database “tradizionale”.
La definizione di ERP lo dice chiaramente: enterprise (per aziende), resource (risorse), planning (pianificatore). In pratica l’ERP non è solo un software che aiuta a gestire, ma è necessario per pianificare.
Il software ERP utilizza i dati inseriti e poi elaborati per gestire attivamente i flussi organizzativi. Il suo scopo è quello di far funzionare al meglio l’azienda, di qualsiasi settore sia, andando a massimizzare e ottimizzare gli output aziendali.
Possiamo affermare che un software ERP è un gestionale? Si, nel senso che gestisce e aiuta a gestire attivamente i processi di un’azienda, ecco perché spesso si parla di programma gestionale ERP. Diciamo che il confine dei due è sempre più labile andando avanti con il tempo e mano a mano che vengono realizzati software sempre più avanzati.
Differenze fra software gestionali e ERP
Come hai potuto capire fra i due paragrafi specifici, i software gestionali e i programmi ERP hanno una base e un obiettivo in comune, ma si sviluppano con diversi gradi di automazione. Andiamo a vedere quindi le specificità e le differenze dei due.
La differenza sostanziale è che un software ERP a differenza di un gestionale, è parte integrante con i flussi operativi dell’azienda, che senza ERP non potrebbero funzionare. Il punto di forza è l’automatismo in quanto il gestionale ERP controlla e gestisce i flussi operativi. Ad esempio proporre cosa comprare e da quali fornitori, il tutto sfruttando
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In sostanza l’ERP una volta inseriti o raccolti in automatico i dati dai macchinari in azienda (o ad esempio dai GPS dei furgoni delle consegne, o dalle macchine di una linea di montaggio ecc.) elabora attivamente i dati e svolge delle funzioni. Per questo di solito l’ERP è un software utilizzato dalle aziende già ben strutturate con processi operativi stabiliti.
Un’altra differenza è che spesso un ERP riesce a monitorare i dati, mostrandoli in una dashboard più o meno semplice da leggere, permettendo di proiettare anche previsioni sulla base dell’andamento dei processi aziendali.
Come scegliere un programma gestionale o un sistema ERP?
La prima cosa è capire il grado di automatizzazione dell’impresa. Se i processi sono completamente gestiti in modo manuale, ma non c’è un database centralizzato e c’è difficoltà a scambiare e reperire informazioni, probabilmente un software gestionale è la scelta giusta.
Laddove invece ci sono già delle procedure operative ben definite, è necessaria una mappatura dei processi per capire quale tipo di ERP scegliere per automatizzare il 100% dei flussi organizzativi.
Dopo una prima fase di organizzazione e configurazione del software scelto, sarà importantissimo la formazione e la sensibilizzazione della cultura aziendale. Purtroppo spesso un software è visto come un ostacolo dal personale: abitudini, necessità di inserire i dati, apprendere una nuova dashboard. Tutto questo porta a rallentamenti nell’implementazione dei software gestionali, ma fa parte del gioco ed è necessario un periodo iniziale di incubazione per poter arrivare al 100% delle funzionalità.
E tu quale software sceglierai?
Nell’articolo di oggi abbiamo visto cos’è un software gestionale e cos’è un software ERP. Abbiamo poi analizzato le specificità e le differenze, capendo per quali tipologie di aziende sono rivolti i due tipi di software. Inoltre abbiamo incluso un esempio di software gestionale che, per alcune tipologie di aziende, può associarsi ad un semplice ERP integrandosi con tutti i reparti
E tu, che software sceglieresti? Oppure se già lo usi in azienda, come ti trovi? Faccelo sapere nei commenti!