La conservazione della dichiarazione dei redditi è uno degli obblighi stabiliti dal codice tributario
La digitalizzazione dei documenti fiscali e loro conservzione obbliga a una riflessione sulla conservazione digitale. La dematerializzazione di un documento fiscalmente rilevante infatti è solo l’inizio, perché la conservazione dei documenti informatici è un processo complesso che va ben oltre la semplice conservazione dello stesso file.
Tempo di conservazione documenti fiscali
La dematerializzazione consente di digitalizzare i documenti contabili e fiscali, nonché le relative registrazioni, e di conservarli in formato elettronico su supporto informatico, tramite un dispositivo di archiviazione (hard disk o unità disco USB).
La normativa indica quali documenti fiscali devono essere conservati, in che modalità e per quanto tempo, ma non fornisce indicazioni dettagliate su come effettuare questa operazione. Per quel che riguarda le tempistiche, le norme prevedono che i documenti informatici, anche se di natura elettronica, siano conservati per almeno dieci anni a partire dalla data di emissione o rilascio.
Il decreto legislativo n. 82/2005 (Dlgs 82/2005) è stato adottato per disciplinare la conservazione della documentazione da parte degli enti pubblici e delle imprese private e pubbliche con partecipazione statale, al fine di garantire un controllo più efficace sulle operazioni economiche e finanziarie svolte dalle pubbliche amministrazioni.
Per quanto riguarda la dichiarazione dei redditi, il Codice delle imposte sui redditi prevede che la conservazione digitale della dichiarazione deve avvenire per dieci anni a partire dalla fine dell’esercizio in cui viene presentata la dichiarazione stessa.
Esistono comunque documenti che si devono conservare 10 e più anni ma anche documenti che dopo 5 anni di conservazione si possono eliminare. Tra questi, ad esempio, troviamo:
- Dichiarazioni dei redditi e CU
- Scontrini dei medicinali
- Il pagamento del bollo auto
- Le rette scolastiche
- Le spese condominiali ed i canoni di locazione
- Documentazione delle rate del mutuo (meglio comunque conservarle fino a fime mutuo)
- Le bollette delle utenze
Normative di riferimento
Nel caso dei documenti informatici, la norma a cui bisogna fare principalmente riferimento è sicuramente il D.lgs. n. 82 del 2005, il famoso CAD o Codice dell’Amministrazione Digitale.
il CAD indica le disposizioni in materia di gestione, conservazione e condivisione dei documenti digitali sulla base della loro integrità, disponibilità, accessibilità, sicurezza.
Per quest’ultimo punto si intende sia la sicurezza in termini di privacy per la lettura dei documenti, impostando quindi una riservatezza digitale per ogni documento con accessi controllati, ma anche in termini di sicurezza del sistema informatico.
Inoltre possiamo fare riferimento alle seguenti normative che vanno a regolare le firme elettroniche e la creazione e conservazione dei documenti informatici:
- Il DPCM 21 Marzo 2013 in merito a dematerializzazione e conservazione sostitutiva dei documenti analogici.
Esso indica quali sono i documenti che NON possono essere considerati per la conservazione sostitutiva. - Il Regolamento Europeo eIDAS n. 910 del 23 luglio 2014.
- Le Linee Guida AGID per la gestione dei documenti informatici.
Documenti informatici di rilevanza fiscale
Tra i documenti informatici che rivestono importanza dal punto di vista fiscale troviamo sicuramente le fatture elettroniche, sia attive che passive, ma anche i vari libri contabili come il libro mastro, quello dell’inventario, i registri Iva, i modelli F23 e F24.
Ricordiamo inoltre che un documento informatico valido fiscalmentew deve garantire alcune caratteristiche a norma di legge:
- Deve essere immodificabile
- Deve essere integro
- Deve essere autentico
- Deve risultare interamente leggibile
La dematerializzazione in 4 fasi:
Sinteticamente potremmo dire che la dematerializzazione documentale si può suddividere in 4 distinte fasi:
- Bisogna fare una attenta analisi dei flussi documentali per poter individuare quali operazioni svolte con documenti cartacei possono essere digitalizzate, modificando così il processo produttivo ed il workflow documentale.
- Dematerializzazione a norma i documenti pregressi: Esattamente, non si può semplicemente partire dicendo “da oggi si passa la digitale”, ma bisogna attivarsi per dematerializzare anche i documenti rilevanti che si trovano negli archici cartacei.
Il tutto va fatto seguendo le normative per garantire il valore legale ai documenti digitalizzati. - Attivazione della firma elettronica: basta inutili stampe solo per apporre la firma, con la firma elettronica possiamo firmare digitalemente i contratti od altri documenti importanti.
- Workflow documentale e conservazione: I documenti vanno gestiti anche e soprattutto digitalemente, vanno messi in correlazione gli uni con gli altri per poter avere un flusso documentale che semplifichi e migliori il processo produttivo aziendale. Inoltre un corretto workflow deve tenere conto anche della conservazione a norma dei documenti prodotti.
Dematerializzazione, diamo una mano all’ambiente
La dematerializzazione dei documenti e la loro conservazione in forma digitale, otre ai classici vantaggi come ottimizzazione dei processi e miglioramento delle performance aziendali, ha sicuramente anche un impatto positivo per l’ambiente, il che è sicuramente una buona cosa visti i tempi che viviamo.
Lo spreco di carta in tutte le sue forme è infatti un danno ambientale non da poco, ne va della sostrenibilità del pianeta.
Pensiamo ad esempio che un normale dipendente di una azienda media consuma dai 50 ai 100 kg di carta in un anno, i quali per essere prodotti comportano lo spreco di alberi, acqua, energia.
La dematerializzazione quindi può anche essere vista come un impegno sociale per combattere gli sprechi e salvaguardare le risorse (limitate) del nostro pianeta.