Organizzare un trasloco aziendale o di un ufficio non è mai un’operazione semplice, ed è tanto più complessa tanto più è complessa la struttura aziendale originale.
Che si tratti del trasferimento di una piccola sede o di un intero edificio con più reparti, ogni dettaglio può fare la differenza tra un passaggio fluido e uno pieno di imprevisti. Tuttavia, anche nelle realtà più strutturate, ci sono almeno cinque aspetti che spesso vengono sottovalutati, generando costi extra, perdita di tempo e disagi generali.
In questo articolo analizzeremo proprio questi cinque elementi critici, con consigli pratici per gestirli al meglio e link utili per approfondire.
1. La pianificazione dei tempi
Il tempo è una delle risorse più delicate da gestire durante un trasloco aziendale. In molti casi si tende a rimandare alcune fasi organizzative pensando di “recuperare” in corsa, ma questa abitudine è generalmente controproducente.
Una pianificazione efficace deve partire almeno 2-3 mesi prima del trasloco, e tanto più organizzata tanto più l’azienda dovrà spostare anche aree di produzione industriale. Sul tema abbiamo scritto questa guida dedicata al trasloco industriale, che puoi sempre consultare sul nostro sito.
Una tabella di marcia dettagliata che ti aiuti realisticamente ad ottimizzare i tempi può contenere:
- l’inventario degli arredi e delle attrezzature da spostare, possibilmente con un sistema di categorizzazione chiaro perché ogni pezzo sia spostato il più possibile vicino al suo punto di disposizione definitivo (ridurrà i tempi di montaggio);
- la suddivisione dei compiti tra team interni e fornitori esterni;
- eventuali richieste di autorizzazioni o permessi comunali;
- i tempi di inattività previsti (che dovrebbero essere ridotti al minimo).
2. La comunicazione interna (e con i fornitori)
Una comunicazione efficace è un altro elemento chiave spesso trascurato. Tutti i collaboratori devono essere informati per tempo e aggiornati sulle tempistiche, sui nuovi spazi e sui cambiamenti logistici.
Inoltre, è importante coinvolgere i fornitori di servizi essenziali — come internet, linee telefoniche, stampanti, sicurezza — per garantire che tutto sia operativo nel momento del trasferimento.
Il supporto di aziende specializzate è determinante in queste fasi. Se hai bisogno di assistenza professionale, ti consigliamo di esplorare i servizi offerti da Bolliger, un punto di riferimento per traslochi di uffici e laboratori aziendali.
Inoltre, un suggerimento ulteriore per gestire correttamente la fase preparatoria è nominare un piccolo team di responsabili del trasloco dentro l’azienda. Si potranno occupare della direzione con l’azienda scelta, potranno avvisare i colleghi e organizzarne le attività, preparare un inventario, coordinare i tempi, verificare che la burocrazia sia in ordine e compatibili con le esigenze dell’azienda. Un ottimo modo per coinvolgere il gruppo (e limitare le spese)!
3. La gestione dell’infrastruttura IT
Nel 2025, ogni ufficio — anche il più piccolo — ha un’infrastruttura IT di cui tenere conto: computer, server, telefoni VoIP, firewall, stampanti multifunzione, sistemi di videosorveglianza, cablaggi di rete.
Sottovalutare la delicatezza della riconnessione informatica è un errore grave. Senza una verifica preventiva e un piano tecnico preciso, ci si può ritrovare con sistemi non funzionanti, perdita di dati o addirittura interruzioni del business.
Una buona prassi è affidarsi a un tecnico interno o a un consulente esterno IT che partecipi al progetto di trasloco fin dalle prime fasi. In alcuni casi, può essere anche l’occasione giusta per aggiornare le dotazioni informatiche.
4. L’ergonomia e l’arredamento nel nuovo spazio
Molte aziende si concentrano solo sulla funzionalità dello spostamento, dimenticando che il trasloco è anche l’opportunità perfetta per migliorare l’ambiente lavorativo.
Ergonomia, illuminazione, acustica e disposizione delle postazioni dovrebbero essere ripensate con criteri moderni. Non è raro, infatti, che il layout del nuovo ufficio venga copiato da quello precedente — magari inefficiente — perdendo un’occasione preziosa di miglioramento.
Se questo è il tuo caso, e vuoi studiare meglio la disposizione di arredi e spazi del nuovo ufficio, specialmente in relazione alla produttività, puoi consultare queste ricerche e i relativi articoli:
- Beonelab: ambiente di lavoro e produttività
- StudioIn Firenze: un ambiente di lavoro organizzato aumenta la produttività
- Leitz: l’estetica del luogo di lavoro modifica la produttività
5. Lo smaltimento dei materiali inutili
Ultimo punto — ma non per importanza — è la gestione del superfluo. Ogni trasloco è l’occasione per fare una cernita tra ciò che va conservato, ricollocato, venduto o smaltito. Vecchie scrivanie? Archivi cartacei non più necessari e ormai digitalizzati? Attrezzature obsolete? Tutte cose di cui è possibile disfarsi prima del trasloco, per partire leggeri e organizzati.
Il rischio è quello di portare con sé oggetti inutili che rubano spazio nel nuovo ufficio. Attivare un servizio di ritiro e smaltimento certificato, magari anche con opzioni di riciclo, è un’ottima strategia sia in termini economici sia ambientali.